Eine Unternehmensnachfolge in der Hausverwaltung bedeutet weit mehr als den Verkauf eines Unternehmens. Es geht um Vertrauen, rechtliche Verantwortung, Mitarbeitende, Eigentümergemeinschaften – und oft um ein Lebenswerk. Wer frühzeitig plant, kann den Übergang ruhig und wertschonend gestalten. Die folgenden zehn Punkte zeigen Schritt für Schritt, worauf Sie achten sollten, damit Ihre Unternehmensnachfolge Hausverwaltung fachlich, rechtlich und menschlich gelingt.
Wenn Sie Unterstützung bei der Planung oder Umsetzung Ihrer eigenen Verwalternachfolge benötigen, begleitet imovion Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zu einer sicheren und professionellen Übergabe. Jetzt unverbindlich einen Beratungstermin vereinbaren.
1. Strategie und Deal-Struktur festlegen
Der erste Schritt zur gelungenen Nachfolge ist die klare Strategie. Wollen Sie komplett aussteigen oder Ihr Wissen schrittweise übergeben? Soll der Käufer ein externer Unternehmer, ein Mitarbeitender (MBO) oder ein Investor sein?
Arten der Übergabe:
- Vollverkauf: Sie übergeben alle Anteile und ziehen sich vollständig zurück. Ideal, wenn Sie nach einer Übergangsphase frei sein möchten.
- Teilverkauf: Sie bleiben eine Zeit lang beteiligt, um Wissen weiterzugeben und das Vertrauen der Eigentümer zu sichern.
- Earn-out-Modell: Ein Teil des Kaufpreises wird erfolgsabhängig gezahlt – sinnvoll, wenn der Wert stark an Ihnen persönlich hängt.
- Beraterrolle: Sie begleiten Ihren Nachfolger in einer definierten Übergangszeit.
imovion begleitet Sie dabei, die für Ihre persönliche Situation optimale Übergabevariante zu finden – individuell abgestimmt auf Ziele, Betriebsstruktur und Lebensplanung. Jetzt Kontakt aufnehmen.
Praxis-Tipp: Klären Sie schon jetzt, wie lange Sie aktiv bleiben möchten und ob Sie im neuen Team eine beratende Rolle übernehmen. Eine klare Rollenverteilung verhindert Missverständnisse und sorgt für Vertrauen auf Käufer- und Kundenseite.
2. Bewertung und Werttreiber kennen
Entscheidend sind Stabilität, Struktur und Vertrauen. Käufer achten auf wiederkehrende Einnahmen, geringe Fluktuation und geordnete Prozesse.
Wichtige Werttreiber:
- Anzahl und Laufzeit der WEG- und Mietverwaltungen
- Höhe der jährlichen Grundgebühren und Zusatzleistungen
- Dokumentierte Prozesse, Fristenmanagement und digitale Abläufe
- Kundenzufriedenheit und Reklamationsquote
- Personalkontinuität und Qualifikation des Teams
Praxisbeispiel: Eine Verwaltung mit 1.200 Einheiten, digitaler Abrechnung und klar definierten Kommunikationswegen erzielt meist einen höheren Multiplikator als eine gleich große Verwaltung mit vielen Papierakten und unklaren Zuständigkeiten.
Empfehlung: Lassen Sie den Wert professionell ermitteln – beispielsweise durch spezialisierte Nachfolgeberater oder imovion. Eine nachvollziehbare Bewertung erleichtert Preisverhandlungen und stärkt Ihre Verhandlungsposition.
3. Rechtliche Grundlagen und Zulassungen prüfen
Vor jeder Übergabe steht die juristische Ordnung. Ohne gültige § 34c GewO-Erlaubnis, Nachweise der Pflichtfortbildung und bestehende Versicherungen (Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflicht) kann kein Käufer übernehmen.
Checkliste Rechtliches:
- Sind alle Erlaubnisse aktuell und übertragbar?
- Liegt die Versicherungssumme im marktüblichen Rahmen?
- Sind DSGVO-Dokumentationen, AV-Verträge und TOMs vorhanden?
- Sind Software- und IT-Lizenzen übertragbar oder personenbezogen?
Beispiel aus der Praxis: Viele kleine Verwaltungen nutzen Softwarelizenzen, die nur auf eine natürliche Person laufen. Diese müssen vor der Übergabe auf eine juristische Person oder den neuen Inhaber übertragen werden – sonst drohen Ausfälle im Tagesgeschäft.
Tipp: Erstellen Sie eine vollständige Übersicht aller Verträge, Vollmachten und rechtlichen Verpflichtungen. Das schafft Sicherheit – sowohl für Sie als Verkäufer als auch für den Käufer.
4. Mitarbeitende sichern und Betriebsübergang gestalten
Mitarbeitende sind das Herz jeder Hausverwaltung. Bei einem Inhaberwechsel treten gemäß § 613a BGB alle bestehenden Arbeitsverträge auf den Käufer über – inklusive Gehalt, Urlaub und Betriebszugehörigkeit. Kündigungen „wegen der Nachfolge“ sind unzulässig.
So gelingt die Mitarbeiter-Übergabe:
- Führen Sie vertrauliche Gespräche mit Schlüsselpersonen.
- Dokumentieren Sie Prozesse, Passwörter, Zugänge und Ansprechpartner.
- Bereiten Sie ein schriftliches Informationsschreiben für das gesamte Team vor.
- Schaffen Sie eine offene Kommunikationskultur und vermeiden Sie Gerüchte.
Förderung: In manchen Fällen unterstützt die Agentur für Arbeit bei Qualifizierungsmaßnahmen oder Beschäftigungssicherung.
Praxisbeispiel: In einer mittelgroßen Hausverwaltung blieb der komplette Bestand erhalten, weil das Team frühzeitig eingebunden und die Kommunikation transparent gestaltet wurde. Vertrauen entsteht, wenn Mitarbeitende wissen, wie es weitergeht.
5. Kundenbestände und Unterlagen strukturieren
Eine der wichtigsten Aufgaben vor der Übergabe ist die Dokumentation des Verwaltungsbestands. Käufer und Eigentümergemeinschaften erwarten vollständige und aktuelle Unterlagen.
Was dazugehören sollte:
- Teilungserklärungen, Beschlusssammlungen und Protokolle (mind. 3 Jahre)
- Rücklagenstände und Versicherungsnachweise
- Laufende Dienstleisterverträge (Hausmeister, Reinigung, Technik)
- Kommunikationsplan für Eigentümer und Beiräte
Praxis-Tipp: Erstellen Sie eine „Bestandsmappe“ mit Übersicht über alle WEGs, Einheiten und Ansprechpartner. Ein klar strukturierter Bestand erleichtert nicht nur die Prüfung durch den Käufer, sondern auch die spätere Betreuung.
Kommunikation: Informieren Sie Eigentümer und Beiräte frühzeitig. Wer erklärt, dass Kontinuität gesichert bleibt, verhindert Abwanderungen und stärkt das Vertrauen in den Nachfolger.
6. Finanzen und Steuern sauber aufbereiten
Eine lückenlose Finanzhistorie ist Voraussetzung für Vertrauen. Käufer, Banken und Förderstellen achten auf nachvollziehbare Zahlen.
Diese Unterlagen gehören auf den Tisch:
- BWA, GuV und Bilanz der letzten 3 Jahre
- Offene-Posten-Listen (Kunden und Lieferanten)
- Rückstellungen und laufende Kredite
- Übersicht über Treuhand- und Fremdgeldkonten
Steuerlich relevant:
Ob Share-Deal (Verkauf der Gesellschaftsanteile) oder Asset-Deal (Verkauf einzelner Vermögenswerte) – die Unterschiede bei Steuer und Haftung sind erheblich. Lassen Sie sich dazu von Steuerberater und Rechtsanwalt begleiten.
Praxis-Tipp: Stimmen Sie bereits im Vorfeld ab, welche Buchungen um den Übergabetag herum zeitanteilig abgerechnet werden müssen. Klare Regeln vermeiden Streit und doppelte Zahlungen.
7. Datenraum und Due Diligence vorbereiten
Ein professioneller digitaler Datenraum ist das Fundament für einen transparenten Verkaufsprozess. Käufer erwarten heute strukturierte Datenpakete, keine verstreuten Ordner oder E-Mail-Anhänge.
So sollte der Datenraum gegliedert sein:
- Unternehmensdokumente (Gesellschaftsverträge, Versicherungen, Genehmigungen)
- Finanzen (BWA, Bilanz, OPOS, Steuerunterlagen)
- Kunden (Verträge, Laufzeiten, Risiken – DSGVO-konform gestuft)
- Personal (Verträge, Schulungen, Organigramm)
- IT und Datenschutz (Verfahrensverzeichnisse, Softwareverträge)
- Rechtliche Themen (Streitigkeiten, Haftungsfälle)
Tipp: Legen Sie Q&A-Funktionen an, damit Interessenten gezielt Fragen stellen können. Das spart Zeit und zeigt, dass Sie professionell vorbereitet sind.
Praxisbeispiel: Verkäufer, die ihren Datenraum früh anlegen, erhalten meist bessere Angebote – einfach, weil sie Vertrauen schaffen.
8. Kaufvertrag und Übergabe regeln
Der Kaufvertrag ist das rechtliche Herzstück der Nachfolge. Neben Kaufpreis und Zahlungsmodalitäten regelt er Gewährleistungen, Haftung, Übergabeprozesse und Nichtkonkurrenzvereinbarungen.
Wichtige Vertragsinhalte:
- Garantien zu Kundenbeständen, Steuern und rechtlichen Risiken
- Vereinbarung zum Nutzen- und Lastenwechsel
- Übergabe offener SEPA-Mandate, Konten und Schlüssel
- IT-Cutover: Übergabe aller Zugänge, Passwörter und Systeme
Praxis-Tipp: Bereiten Sie parallel Musteranschreiben an Eigentümer, Dienstleister und Banken vor. Eine koordinierte Information zeigt Professionalität – und verhindert Missverständnisse in der Übergangsphase.
9. Post-Merger-Phase: Die ersten 100 Tage planen
Nach der Vertragsunterschrift beginnt die entscheidende Phase. Die ersten 100 Tage bestimmen, ob der Betrieb stabil bleibt oder Unruhe entsteht.
Was in dieser Zeit zählt:
- Kontinuität: Erreichbarkeit, Öffnungszeiten und Abläufe beibehalten
- Kommunikation: Eigentümer und Beiräte regelmäßig informieren
- Monitoring: Kennzahlen wie Ticketvolumen, Antwortzeiten, Reklamationen
- Teamführung: Neue und alte Mitarbeitende zusammenführen
Praxisbeispiel: Ein neuer Inhaber führte wöchentliche Kurz-Updates ein – das Team blieb ruhig, und Eigentümergemeinschaften merkten kaum, dass ein Wechsel stattgefunden hatte.
Tipp: Kleine Verbesserungen erst nach Stabilisierung umsetzen. Schnelle Änderungen verunsichern Belegschaft und Kunden gleichermaßen.
10. Red Flags frühzeitig erkennen
Manche Risiken sind klein, können aber großen Schaden verursachen. Identifizieren Sie potenzielle Stolpersteine rechtzeitig – und lösen Sie sie, bevor ein Käufer sie entdeckt.
Typische Red Flags:
- Kurzlaufende oder unklare Verwalterverträge
- Fehlende oder veraltete Datenschutzunterlagen
- Unklare Geldflüsse auf Treuhandkonten
- Abhängigkeit von einer einzelnen Schlüsselperson
Praxis-Tipp: Führen Sie eine interne „Vendor Due Diligence“ durch – also eine eigene Prüfung Ihres Unternehmens, bevor Interessenten einsteigen. So wirken Sie souverän und vermeiden spätere Preisabschläge.
Eine verständliche Erklärung zur „Vendor Due Diligence“ finden Sie hier, wo die Methode und ihre Vorteile für Verkäufer übersichtlich dargestellt werden.
Fazit: Struktur schafft Vertrauen
Nachfolge bedeutet Verantwortung – für Mitarbeitende, Kunden und die eigene Lebensleistung. Wer frühzeitig plant, Unterlagen strukturiert und transparent kommuniziert, schafft die Basis für eine erfolgreiche Übergabe.
Mit imovion und den passenden Förderprogrammen gelingt die Nachfolge nicht nur sicher, sondern auch wirtschaftlich nachhaltig.
Ihre Checkliste zur Verwalternachfolge:
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